Não é de hoje que venho estudando assuntos relacionados a futurismo e as diferentes formas de organização da sociedade atual. Esses são temas que instigam e nos fazem questionar vários modelos que hoje são tão arcaicos e operacionais que é impossível sobrar um tempo para se reinventar.
De cara você já pode me questionar: “Beleza, mas o que isso tem a ver com minha fundação?”. A minha inquietação veio à tona no FAIPES 2017 (Fórum de Dirigentes de Fundações de Apoio às Instituições Públicas de Ensino Superior de Minas Gerais). Na última palestra do evento o professor Alfredo (atual presidente da FUNDEP) expôs, de maneira brilhante e extremamente conveniente, reflexões necessárias a TODAS as fundações de apoio. O seu discurso foi minucioso, mas a minha sensação é de que ele não foi totalmente compreendido.
A estrutura de uma fundação de apoio já é, por si só, burocrática, engessada e altamente industrial. Esse mesmo modelo industrial que ainda impera em inúmeros segmentos da nossa sociedade segue 4 premissas básicas: linearidade, repetição, segmentação e previsibilidade.
- Linearidade: o coordenador faz o pedido de compra, o gestor de projetos aprova, o comprador realiza a aquisição e o financeiro faz o pagamento. Uma atividade após a outra, sempre na mesma ordem. É uma linha de montagem. Para uma fábrica faz muito sentido, mas para qualquer outra organização o resultado também vai ser linear.
- Repetição: o gestor de projetos é o único que aprova os pedidos na fundação. Somente ele tem a capacidade de analisar e tomar a decisão sobre o processo, ou seja, cada pessoa realiza uma única tarefa e se torna especialista nesta função. Quanto mais executar uma ação, mais hábil o funcionário se tornará.
- Segmentação: setor de projetos, compras nacionais, compras internacionais, financeiro, RH, etc. Cada tarefa é realizada por uma pessoa ou por um grupo de pessoas. Todas elas são separadas em sessões e departamentos e trabalham específicas em um único processo.
- Previsibilidade: se o gestor sempre recebe os impostos de um pagamento de RPA calculados, o dia em que o valor no documento for bruto, ele não saberá como proceder. Como o trabalho é muito repetitivo, tudo se torna muito previsível. Não há solução para o que foge do padrão.
Isso tudo soa muito familiar? Uma fundação de apoio também é muito linear, repetitiva, segmentada e previsível. É um modelo que foi concebido na Revolução Industrial e impera até os dias atuais. Mas qual o problema dele?
Você acha mesmo que negócios disruptivos são criados somente para os mercados do primeiro e segundo setor? Não estou dizendo que, necessariamente, vá surgir uma solução que vai acabar com as fundações de apoio (o que também não deve ser descartado), mas pode ter certeza que a mudança do nosso mindset vai ser um diferencial competitivo.
Hoje estamos vivendo o que muitos dizem ser a “Revolução Digital”. O pensamento hoje é totalmente diferente. Resolvemos tudo pela tela do celular. A comunicação é pelo WhatsApp, a reunião é pelo Skype, o livro é em PDF, a palestra é pelo Youtube, a transmissão ao vivo do evento é pelo Facebook.
Qual foi a última vez que você ficou 24h longe do seu celular? Pode parar e pensar! Aposto que vai ser um exercício difícil.
O mundo hoje é não-linear, multidisciplinar e conectado!
Não-linear
Segundo a Teoria das Mudanças Aceleradas de Raymond Kurzweil, considerado um dos maiores futuristas do mundo, estamos prestes a presenciar a maior revolução tecnológica de toda a história. A chamada Curva de Kurzweil escancara esse panorama:
Se repararmos bem, estamos no ponto de inflexão desse gráfico, ou seja, as mudanças que aconteceram até hoje não são nada perto do que está por vir. Aquele seu trabalho operacional será extinto e provavelmente alguma máquina o fará com menos erros e muito mais rápido.
“Ah, mas que discurso apocalíptico! ”. Calma, não é sensacionalismo. Não faz sentido você achar que aquele processo de cotação que hoje você faz manualmente, convidando vários fornecedores, enviando e-mail ou solicitando uma proposta, não possa ser um procedimento automatizado e feito por completo por uma máquina. Ou aquela conciliação bancária realizada para o fechamento da prestação de contas. Ou ainda, aquele telefonema para avisar o professor sobre o andamento da sua requisição.
Tenha claro em sua mente que as máquinas aprendem! Muitos empregos que existem hoje não existirão daqui a 10, 15 ou 20 anos. Precisamos nos reinventar.
Multidisciplinar
Ser multidisciplinar é ter a capacidade de fazer várias atividades diferentes, que exigem habilidades diferentes. Multidisciplinaridade não é um polvo, é um camaleão, ou seja, não é fazer mil atividades diferentes cada uma com um braço, é se adaptar a cada nova demanda, focar, concentrar e colocar em prática uma atividade por vez e com qualidade.
Já falamos por aqui sobre ser multidisciplinar no artigo sobre as habilidades necessárias para um bom gestor de projetos. Vale a pena dar uma conferida.
Conectado
Sempre quando vou dar consultoria para alguma fundação de apoio, primeiramente procuro entender como a instituição se organiza. Sempre recebo um papel com vários “quadradinhos” coloridos que mais se parece uma árvore de pessoas. Lá no topo da página está escrito em destaque “ORGANOGRAMA”. É de arrepiar.
“Poxa, mas você está implicando até com o organograma? “.
Esse desenho diz tudo sobre qualquer organização. Quanto mais vertical, mais burocrático. Para entender um pouco sobre essas conexões e a minha indignação, vamos analisar o diagrama de Paul Baran:
Aqui temos três modelos que traduzem os diferentes tipos de interação social e organização de grupos: modelo centralizado, descentralizado e distribuído.
Centralizado
Existe um líder central que tem o controle de toda a interação, ou seja, tudo deve passar por ele. É a mesma pessoa que tem que assinar todos os documentos que saem da fundação, liberar todos os pagamentos no gerenciador financeiro e aprovar as compras da instituição.
Descentralizado
É o modelo mais comum. Temos aqui gerentes de setor, diretores, coordenadores e funcionários. A facilidade de comunicação é maior, mas falta uma interação mais rápida da equipe para trazer novas ideias e inovação para o grupo. Funciona, mas não é o ideal.
Distribuído
É o futuro das organizações. Uma estrutura horizontal, onde todos têm autonomia e se comunicam com todos. A agilidade na comunicação e a interação é muito grande.
E nos três modelos, se retirarmos alguém da equipe?
No modelo centralizado, se retirarmos o ponto central, toda a estrutura se desfaz e ninguém se comunica. No modelo descentralizado, se retirarmos um gerente, alguns pontos ainda ficam sem comunicação. No modelo distribuído, se retirarmos qualquer ponto, a comunicação continua fluindo e a estrutura não se desfaz.
Se repararmos bem nos três diagramas, todos os pontos estão posicionados da mesma forma. O mais incrível disso tudo é que sem mudarmos nada, mudamos tudo!
Mas calma, aposto que você está aí pensando: “Mas aqui na minha fundação é diferente. Isso nunca daria certo! ”. Perdi as contas de quantas vezes eu já ouvi essa frase. Comece devagar. Diminua uma hierarquia, mescle os times, planeje. Essa é uma mudança que pode demorar 3 ou 10 anos, mas ela deve começar. Mudança de cultura não é feita do dia para a noite.
Hoje é inimaginável pensarmos em uma estrutura diferente, mas a gente já parou para planejar isso? Existem muitas empresas que já começaram essa mudança. Quantas vezes questionamos o que somos e buscamos modelos inovadores para nossas fundações? Nem sempre esses modelos, necessariamente, estão no terceiro setor.
Afinal, um plano estático não sobrevive a um modelo dinâmico! Vejo que temos muito trabalho a ser feito, mas ele deve ser iniciado.
Achou o tema interessante? Gostaria que escrevêssemos sobre algum assunto específico? Deixe o seu comentário e vamos enriquecer a nossa discussão! ? Queremos auxiliar na criação de um modelo inovador e sustentável para as fundações de apoio.
