{"id":1079,"date":"2021-01-29T16:23:34","date_gmt":"2021-01-29T19:23:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/?p=1079"},"modified":"2021-01-29T17:34:23","modified_gmt":"2021-01-29T20:34:23","slug":"5-passos-fundamentais-para-encerrar-um-projeto-com-chave-de-ouro","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/5-passos-fundamentais-para-encerrar-um-projeto-com-chave-de-ouro\/","title":{"rendered":"5 passos fundamentais para encerrar um projeto com chave de ouro"},"content":{"rendered":"

A tarefa de gerir os projetos nas funda\u00e7\u00f5es de apoio n\u00e3o \u00e9 uma atividade simples. Do in\u00edcio ao fim do trabalho diversos pontos precisam ser controlados, analisados e estruturados para o desenvolvimento dessa tarefa. Em todas as etapas \u00e9 necess\u00e1rio organizar e planejar as atividades, para que a gest\u00e3o seja eficiente<\/a> e os erros sejam minimizados.\u00a0<\/p>\n

Uma boa forma de estruturar\u00a0essa gest\u00e3o\u00a0e\u00a0ter processos bem definidos \u00e9 a cria\u00e7\u00e3o de checklist de atividades. Bom,\u00a0antes de tudo,\u00a0vamos deixar claro o que \u00e9 um checklist. Um checklist, ou lista de verifica\u00e7\u00e3o, \u00e9 uma listagem com diversas etapas que devem ser executadas em uma atividade ou processo e que n\u00e3o podem ser esquecidas. Ou ainda, quando as atividades precisam ser executadas em uma ordem pr\u00e9-definida inicialmente.\u00a0\u00a0<\/p>\n

Uma vez inserido este conceito, podemos focar nossa conversa de hoje no encerramento do projeto. Sabemos que podemos definir diversas boas pr\u00e1ticas para as fases iniciais da gest\u00e3o do projeto<\/a> e alguns outros checklists para serem executados em outras fases desta gest\u00e3o.\u00a0Por\u00e9m,\u00a0\u00e9 no encerramento do projeto que as falhas vir\u00e3o \u00e0 tona e \u00e9 fundamental realizar o conjunto de atividades que ser\u00e3o sugeridas adiante. Todas as atividades que foram realizadas sem a qualidade desejada v\u00e3o refletir na etapa final da gest\u00e3o do projeto. Pensando nessa quest\u00e3o, vamos discutir pontos para serem verificados nessa etapa, que v\u00e3o propiciar um encerramento de projeto mais tranquilo e com mais qualidade. \u00a0<\/p>\n

Vamos juntos ent\u00e3o conhecer essas atividades. M\u00e3os \u00e0 obra!\u00a0<\/p>\n

1 \u2013 Avisar o pesquisador da proximidade do encerramento do projeto\u00a0\u00a0<\/h2>\n

Parece at\u00e9 um pouco \u00f3bvio esse ponto, n\u00e3o\u00a0\u00e9? Mas,\u00a0ele pode evitar muitos problemas para o coordenador<\/a>, se executado no momento adequado pela funda\u00e7\u00e3o de apoio. Sem essa informa\u00e7\u00e3o, o coordenador poder\u00e1 n\u00e3o realizar todas as compras ou gastos com os recursos do projeto e, consequentemente, ao final da vig\u00eancia do projeto algum recurso poder\u00e1 ficar indispon\u00edvel para ser executado. \u00c9 muito corriqueira essa situa\u00e7\u00e3o, e, uma vez n\u00e3o gerida no momento adequado, poder\u00e1 causar conflitos com o coordenador, o que n\u00e3o \u00e9 uma boa situa\u00e7\u00e3o para a funda\u00e7\u00e3o e tampouco para o coordenador. Devemos sempre pensar no coordenador como um cliente da funda\u00e7\u00e3o e precisamos criar uma boa rela\u00e7\u00e3o com ele, a fim de garantir efici\u00eancia e satisfa\u00e7\u00e3o no servi\u00e7o prestado.\u00a0\u00a0<\/p>\n

O\u00a0primeiro\u00a0aviso\u00a0de proximidade do encerramento\u00a0junto ao coordenador pode\u00a0ocorrer\u00a0em\u00a0at\u00e9\u00a0seis meses antes do\u00a0t\u00e9rmino\u00a0do projeto<\/strong>. Algumas funda\u00e7\u00f5es parceiras do Conveniar iniciam esse processo com esse prazo, dando assim bastante tempo para que os coordenadores possam executar os recursos ainda dispon\u00edveis. Al\u00e9m disso, \u00e9 importante lembrar das compras, onde os processos podem ser demorados, como, por exemplo, as importa\u00e7\u00f5es. Este \u00e9 um tipo de compra que n\u00e3o deve ser realizada pr\u00f3xima ao encerramento do projeto, pois existe alto risco de n\u00e3o haver tempo h\u00e1bil para realizar todo o tr\u00e2mite dentro da vig\u00eancia do projeto.\u00a0\u00a0<\/p>\n

Os avisos de proximidade de encerramento do projeto devem ser orientativos aos coordenadores. Devem conter informa\u00e7\u00f5es importantes, como: saldo do projeto<\/strong>, data de encerramento<\/strong> e orienta\u00e7\u00f5es para execu\u00e7\u00e3o dos diversos tipos de despesas, al\u00e9m de poss\u00edveis condi\u00e7\u00f5es para prorroga\u00e7\u00e3o e contatos do respons\u00e1vel pelo projeto na funda\u00e7\u00e3o<\/strong>, em caso de d\u00favidas.<\/p>\n

A partir do envio do primeiro aviso de proximidade de encerramento, deve\u00a0ser\u00a0programado o envio dos pr\u00f3ximos avisos junto aos coordenadores.\u00a0\u00c9 recomendado\u00a0que a funda\u00e7\u00e3o estabele\u00e7a um padr\u00e3o e uma periodicidade para o envio<\/strong> destes avisos, por exemplo, mensalmente. Al\u00e9m\u00a0disso, deve haver\u00a0o\u00a0estabelecimento de\u00a0diferentes canais de comunica\u00e7\u00e3o que garantam que a mensagem chegue at\u00e9 o coordenador.\u00a0<\/p>\n

O Conveniar possui uma ferramenta que comunica os coordenadores por e-mail do encerramento do seu projeto. Por\u00e9m,\u00a0se a funda\u00e7\u00e3o\u00a0n\u00e3o receber nenhuma confirma\u00e7\u00e3o junto a eles,\u00a0recomendamos que\u00a0ainda utilizem outros canais de comunica\u00e7\u00e3o,\u00a0como telefone e WhatsApp, para que tenham a garantia\u00a0que o coordenador est\u00e1 ciente do encerramento do seu projeto.\u00a0<\/p>\n

\u00c9 importante evidenciar que, projetos\u00a0que s\u00e3o prorrogados e\/ou aditivados junto\u00a0\u00e0s financiadoras\u00a0apenas no seu prazo de execu\u00e7\u00e3o, normalmente, trar\u00e3o impactos\u00a0financeiros negativos\u00a0para a funda\u00e7\u00e3o, uma vez que precisar\u00e1 ainda alocar a sua estrutura para fazer a gest\u00e3o deste projeto por mais tempo, mesmo sem\u00a0receber novos recursos para essa gest\u00e3o. Dessa forma, o ideal \u00e9 o projeto encerrar em sua data prevista, evitando assim novos custos para a funda\u00e7\u00e3o de apoio que n\u00e3o estavam previstos inicialmente. Contudo, sabemos que podem\u00a0existir diversas situa\u00e7\u00f5es em que a prorroga\u00e7\u00e3o do projeto se faz\u00a0necess\u00e1ria.\u00a0Uma vez que a prorroga\u00e7\u00e3o do projeto foi\u00a0a op\u00e7\u00e3o acordada\u00a0com\u00a0o pesquisador,\u00a0deve-se\u00a0iniciar os tr\u00e2mites junto \u00e0 financiadora e\/ou institui\u00e7\u00e3o apoiada para que consigam realiz\u00e1-la\u00a0dentro dos prazos, regras\u00a0e\u00a0procedimentos burocr\u00e1ticos estabelecidos. Ap\u00f3s a prorroga\u00e7\u00e3o \u00e9\u00a0importante\u00a0lembrar de atualizar as informa\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o do projeto, como os novos prazos do aditivo do contrato\u00a0e\u00a0preparar a documenta\u00e7\u00e3o do aditivo para a transpar\u00eancia.\u00a0<\/p>\n

2 \u2013 Avaliar se existe compra em andamento e entregas pendentes\u00a0<\/h2>\n

Uma vez que o projeto se encontra em sua fase final \u00e9 necess\u00e1rio fazer uma avalia\u00e7\u00e3o se existem processos de compra em andamento e em qual etapa ela se encontra. Dependendo do tipo da aquisi\u00e7\u00e3o que est\u00e1 sendo realizada, os itens possuem prazos de car\u00eancia que precisam ser respeitados, al\u00e9m de atrasos que podem ocorrer no processo. \u00c9 necess\u00e1rio envolver o setor de compras nesse processo para que eles possam fornecer uma vis\u00e3o geral do andamento das compras do projeto que entrou em sua fase final, al\u00e9m de repassar essas\u00a0informa\u00e7\u00f5es para o coordenador.\u00a0<\/p>\n

Por parte do setor de compras, talvez ser\u00e1 necess\u00e1rio acionar fornecedores para acelerar entregas ou acordos para encerramento dos processos de compras. Tamb\u00e9m pode haver necessidade de prepara\u00e7\u00e3o das documenta\u00e7\u00f5es dos processos de compras para a presta\u00e7\u00e3o de contas.\u00a0<\/p>\n

3 \u2013 Revisar a concilia\u00e7\u00e3o\u00a0financeira e banc\u00e1ria\u00a0<\/h2>\n

Esse ponto \u00e9 fundamental! Come\u00e7o j\u00e1 de cara com essa frase para n\u00e3o deixar d\u00favidas da import\u00e2ncia dessa atividade. Produziremos um artigo apenas para debater o processo de concilia\u00e7\u00e3o, pois \u00e9 uma tarefa fundamental da execu\u00e7\u00e3o do projeto e garante muito a qualidade da execu\u00e7\u00e3o financeira do mesmo. Se a concilia\u00e7\u00e3o\u00a0foi executada durante o projeto de forma rotineira e constante, \u00f3timo. Uma grande parte do trabalho possivelmente j\u00e1 foi realizada. Por\u00e9m, fazer uma revis\u00e3o da concilia\u00e7\u00e3o \u00e9 muito importante nessa etapa, pois ainda estamos em uma fase que antecede a presta\u00e7\u00e3o de contas\u00a0final. A presta\u00e7\u00e3o de contas\u00a0torna-se\u00a0muitas vezes\u00a0um processo muito trabalhoso porque muitas atividades que deveriam ser executadas\u00a0ao longo da gest\u00e3o do projeto, s\u00e3o realizadas apenas ap\u00f3s seu encerramento. Por isso,\u00a0\u00e9 fundamental realizar essa revis\u00e3o nessa etapa, pois poupar\u00e1 tempo na presta\u00e7\u00e3o de contas e trar\u00e1 qualidade para a gest\u00e3o do projeto.\u00a0<\/p>\n

4 \u2013 Avaliar se documenta\u00e7\u00e3o est\u00e1 toda dispon\u00edvel para a presta\u00e7\u00e3o de contas\u00a0<\/h2>\n

Novamente listamos uma atividade que, em v\u00e1rios momentos s\u00e3o realizadas apenas nas presta\u00e7\u00f5es de contas. Checar a documenta\u00e7\u00e3o de forma pr\u00e9via poupar\u00e1 grandes esfor\u00e7os da equipe no momento derradeiro da presta\u00e7\u00e3o de contas<\/strong>. Observem que, de uma forma ou outra, essa atividade ser\u00e1 executada em algum momento. Fazer essa atividade de forma planejada<\/strong> e com anteced\u00eancia<\/strong> trar\u00e1 previsibilidade e qualidade para a presta\u00e7\u00e3o de contas, uma vez que poss\u00edveis falhas j\u00e1 foram encontradas e os procedimentos necess\u00e1rios para a sua corre\u00e7\u00e3o j\u00e1 foram acionados, nesse caso,\u00a0com uma boa dose de anteced\u00eancia.\u00a0<\/p>\n

Documentos que devem ser conferidos:\u00a0<\/p>\n