Certamente o trabalho da sua funda\u00e7\u00e3o come\u00e7a bem antes da assinatura de um contrato ou conv\u00eanio para execu\u00e7\u00e3o de um projeto. Para se preparar para o projeto, a funda\u00e7\u00e3o j\u00e1 deve pensar nos v\u00e1rios detalhes necess\u00e1rios para fazer uma gest\u00e3o eficiente dos recursos que ser\u00e3o aplicados. Esta \u00e9 a expectativa de uma postura proativa da funda\u00e7\u00e3o na busca por efici\u00eancia e qualidade do seu trabalho. \u201cAh! Mas os projetos j\u00e1 chegam aqui assinados e a funda\u00e7\u00e3o nunca tem voz ativa nesse processo pr\u00e9-assinatura da contrata\u00e7\u00e3o\u201d. \u00c9 a\u00ed que a funda\u00e7\u00e3o precisa trabalhar, conquistar seu espa\u00e7o, mostrar servi\u00e7o e negociar sua participa\u00e7\u00e3o durante o processo de elabora\u00e7\u00e3o e negocia\u00e7\u00e3o do projeto junto \u00e0 institui\u00e7\u00e3o apoiada. Mas este \u00e9 o tema de uma outra conversa!<\/p>\n
O que vamos falar aqui hoje \u00e9 sobre uma boa pr\u00e1tica<\/strong> que traz muitos resultados positivos e facilitam bastante a gest\u00e3o do projeto: a reuni\u00e3o de kick-off<\/strong> com o cliente para dar in\u00edcio ao projeto, ap\u00f3s a assinatura do contrato. Provavelmente, voc\u00eas j\u00e1 sabem o que precisa ser feito durante o projeto, mas ter todos os envolvidos alinhados \u00e9 fundamental para conseguir uma execu\u00e7\u00e3o eficiente, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/p>\n Mas afinal, o que \u00e9 kick-off? <\/strong><\/p>\n kick-off pode ser traduzido do ingl\u00eas como \u201cpontap\u00e9 inicial\u201d, \u201ccome\u00e7o\u201d ou \u201cdar in\u00edcio\u201d, e hoje \u00e9 um termo muito utilizado para a reuni\u00e3o que marca o in\u00edcio do projeto.<\/p>\n A reuni\u00e3o de kick-off \u00e9 uma reuni\u00e3o entre os principais participantes de qualquer projeto, a fim de alinhar todos os pontos de execu\u00e7\u00e3o entre os envolvidos, marcando o in\u00edcio da execu\u00e7\u00e3o do projeto. Nela ser\u00e1 abordado tudo o que for necess\u00e1rio para uma execu\u00e7\u00e3o eficiente: as regras, os papeis de cada participante, os prazos e o esclarecimento de d\u00favidas.<\/p>\n Tudo isso que eu falei s\u00e3o pr\u00e1ticas comuns em grandes empresas e n\u00e3o deveria ser diferente na sua funda\u00e7\u00e3o de apoio.<\/p>\n Por que instituir esta reuni\u00e3o na minha funda\u00e7\u00e3o de apoio?<\/strong><\/p>\n Muitos projetos fracassam por causa de uma prepara\u00e7\u00e3o inadequada e desalinhamento entre os participantes. Os erros e imprevistos podem desgastar o relacionamento com os clientes e prejudicar a imagem da sua funda\u00e7\u00e3o.<\/p>\n \u00c9 comum que os entendimentos das pessoas possam ser diferentes e seu cliente pode ficar esperando algo que voc\u00ea nunca prometeu e causar um grande desgaste entre os envolvidos. O alinhamento das expectativas e a revis\u00e3o do escopo do projeto \u00e9 muito importante e \u00e9 por isso que voc\u00ea deveria se preparar para este tipo de reuni\u00e3o.<\/p>\n Este ser\u00e1 um momento importante para estreitar a rela\u00e7\u00e3o entre a funda\u00e7\u00e3o e o coordenador. Nesta reuni\u00e3o, o coordenador ter\u00e1 a oportunidade de conhecer os respons\u00e1veis pela execu\u00e7\u00e3o do projeto dele, conhecer as regras da funda\u00e7\u00e3o e particularidades com o projeto, tirar as d\u00favidas e alinhar as expectativas.<\/p>\n Na pr\u00e1tica, o que eu ganho com isso?<\/strong><\/p>\n Uma boa reuni\u00e3o de kick-off pode minimizar os problemas<\/strong> durante a execu\u00e7\u00e3o e facilitar que os objetivos do projeto sejam alcan\u00e7ados<\/strong> com melhor efici\u00eancia, o que certamente vai melhorar a imagem da sua funda\u00e7\u00e3o e da sua equipe perante os parceiros.<\/p>\n Como todos participam desta reuni\u00e3o o processo fica mais transparente, todos conhecer\u00e3o as regras e os prazos, o que facilita a identifica\u00e7\u00e3o de poss\u00edveis gargalos.<\/p>\n O envolvimento da equipe nesta reuni\u00e3o tamb\u00e9m ser\u00e1 muito importante para manter o engajamento e a boa rela\u00e7\u00e3o entre os envolvidos, mostrando o papel e a import\u00e2ncia que cada um ter\u00e1 na execu\u00e7\u00e3o do projeto, sendo muito mais f\u00e1cil cobrar e acompanhar os resultados.<\/p>\n Entendi, mas como fazer a reuni\u00e3o de kick-off na minha funda\u00e7\u00e3o?<\/strong><\/p>\n N\u00e3o existe um modelo fixo para realiza\u00e7\u00e3o de uma reuni\u00e3o de kick-off. O importante \u00e9 entender o objetivo da reuni\u00e3o e saber fazer as adapta\u00e7\u00f5es de acordo com a realidade da sua funda\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Mas calma, a\u00ed vai uma dica do consultor para fazer uma boa reuni\u00e3o de in\u00edcio de projeto na sua funda\u00e7\u00e3o:<\/p>\n Antes de partir para reuni\u00e3o \u00e9 importante que voc\u00ea conhe\u00e7a as regras da sua funda\u00e7\u00e3o, a capacidade das equipes e os prazos m\u00ednimos para as atividades mais comuns.<\/p>\n \u00c9 importante que esteja claro para voc\u00ea o que \u00e9 responsabilidade da funda\u00e7\u00e3o e o que n\u00e3o \u00e9, e tamb\u00e9m quais as responsabilidades de cada participante, para que a equipe da funda\u00e7\u00e3o n\u00e3o assuma atividades que n\u00e3o sejam de sua compet\u00eancia.<\/p>\n Nem todos os projetos s\u00e3o executados da mesma forma. Por isso, \u00e9 importante conhecer os detalhes do contrato que rege o projeto<\/strong>, os valores envolvidos, as rubricas, o plano de trabalho, os prazos das atividades e presta\u00e7\u00f5es de contas e as regras e condi\u00e7\u00f5es espec\u00edficas da financiadora.<\/p>\n Desta forma, voc\u00ea conseguir\u00e1 uma vis\u00e3o mais clara do escopo do projeto, identificar poss\u00edveis gargalos, organizar as atividades, seguir as regras e evitar poss\u00edveis glosas no futuro. Al\u00e9m de poder deixar claro para o coordenador quais s\u00e3o as obriga\u00e7\u00f5es, responsabilidades e atividades dele.<\/p>\n Esta reuni\u00e3o precisa ser objetiva, de forma que seja poss\u00edvel abordar todos os pontos importantes no menor tempo poss\u00edvel. Reuni\u00f5es longas e improdutivas n\u00e3o contribuem para bons resultados.<\/p>\n Por isso, \u00e9 muito importante que voc\u00ea defina a pauta da reuni\u00e3o e garanta que as discuss\u00f5es n\u00e3o fujam do que foi programado.<\/p>\n Defina bem os participantes chaves desta reuni\u00e3o. O mais importante \u00e9 que estejam presentes, no m\u00ednimo, o pesquisador\/coordenador e o gestor respons\u00e1vel pela execu\u00e7\u00e3o do projeto na funda\u00e7\u00e3o. Dependendo do porte da sua funda\u00e7\u00e3o, ou da complexidade do projeto, pode ser importante um representante de cada \u00e1rea (Projetos, Compras, Jur\u00eddico, Financeiro, RH, etc.).<\/p>\n Se for utilizar algum material auxiliar, como slide ou projetor, por exemplo, revise o conte\u00fado e os equipamentos para que nada fuja do planejado.<\/p>\n Na nossa vis\u00e3o, a reuni\u00e3o de kick-off precisa ocorrer logo ap\u00f3s a assinatura do contrato<\/strong>, aguardando apenas o tempo suficiente para que consiga preparar e agendar a reuni\u00e3o com os participantes.<\/p>\n Para os clientes do Conveniar<\/a>, \u00e9 interessante que o projeto j\u00e1 esteja cadastrado no sistema. Isso vai te possibilitar mostrar no Portal do Coordenador<\/a> como fazer as consultas e as solicita\u00e7\u00f5es do projeto dele.<\/p>\n Parece estranho, mas conhe\u00e7o v\u00e1rias situa\u00e7\u00f5es onde o respons\u00e1vel pela execu\u00e7\u00e3o do projeto dentro da funda\u00e7\u00e3o sequer conhece o coordenador envolvido no projeto. Toda as conversas acontecem por e-mail, requisi\u00e7\u00f5es em sistemas ou formul\u00e1rios preenchidos por ambas as partes.<\/p>\n Mesmo se n\u00e3o for poss\u00edvel realizar a reuni\u00e3o de forma presencial, existem muitas ferramentas de v\u00eddeo chamadas que permitem a intera\u00e7\u00e3o de forma simples e eficaz. Atualmente, devido \u00e0 pandemia, o uso destas ferramentas se tornou bastante corriqueiro e a maioria das pessoas j\u00e1 se acostumou com elas.<\/p>\n Aproveite este momento para apresentar para o coordenador quem vai responder pelo projeto dele dentro da funda\u00e7\u00e3o ou at\u00e9 mesmo quem vai responder pelas contrata\u00e7\u00f5es, compras e presta\u00e7\u00f5es de contas.<\/p>\n Por mais que o pesquisador possa ser experiente, j\u00e1 tenha outros projetos na funda\u00e7\u00e3o, cada projeto tem suas particularidades.<\/p>\n Repasse por todos os pontos importantes do projeto com ele, deixando claro as obriga\u00e7\u00f5es de cada um, os prazos e o cronograma para execu\u00e7\u00e3o das atividades. Aproveite o momento para refor\u00e7ar as regras da sua funda\u00e7\u00e3o e as condi\u00e7\u00f5es espec\u00edficas da financiadora.<\/p>\n Aqui, \u00e9 importante alinhar com o coordenador alguns pontos como:<\/p>\n Esta \u00e9 uma boa forma de prever os riscos e trata-los para que n\u00e3o atrapalhem a entrega final.<\/p>\n Esteja sempre aberto a ouvir os participantes, principalmente seu cliente, o coordenador. Tire todas as d\u00favidas, quando poss\u00edvel, e estabele\u00e7a os canais de comunica\u00e7\u00e3o oficiais entre voc\u00eas (sistema, e-mails, telefones, etc.).<\/p>\n Talvez este seja um dos pontos mais importantes de uma reuni\u00e3o de kick-off. Para o sucesso de um projeto, \u00e9 fundamental que todos os envolvidos tenham uma vis\u00e3o comum sobre os objetivos que foram tra\u00e7ados.<\/strong><\/p>\n Se este alinhamento n\u00e3o for bem feito, corremos o risco de ter cada um com uma vis\u00e3o diferente sobre os resultados, prejudicando o trabalho em equipe e gerando insatisfa\u00e7\u00e3o entre os stakeholders. Isso pode dificultar a entrega das presta\u00e7\u00f5es de contas e dos relat\u00f3rios para os \u00f3rg\u00e3os de controle ou financiadores.<\/p>\n Espero que estas dicas sejam \u00fateis para voc\u00ea e sua funda\u00e7\u00e3o. N\u00f3s do Conveniar estaremos sempre \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o para ajudar a colocar boas pr\u00e1ticas como esta em opera\u00e7\u00e3o na sua funda\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Fa\u00e7a o download deste post inserindo seu e-mail abaixo<\/p>\n\t\t\t\t\n
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