{"id":1356,"date":"2021-11-17T11:27:11","date_gmt":"2021-11-17T14:27:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/?p=1356"},"modified":"2022-06-01T10:18:40","modified_gmt":"2022-06-01T13:18:40","slug":"como-definir-processos-e-quais-os-beneficios-nos-resultados-da-fundacao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/como-definir-processos-e-quais-os-beneficios-nos-resultados-da-fundacao\/","title":{"rendered":"Como definir processos e quais os benef\u00edcios nos resultados da funda\u00e7\u00e3o"},"content":{"rendered":"<h1><strong>Como definir processos?<\/strong><\/h1>\n<p>Hoje falaremos sobre a import\u00e2ncia da defini\u00e7\u00e3o de processos e quais os in\u00fameros benef\u00edcios relacionados aos resultados das funda\u00e7\u00f5es de apoio. Processos bem definidos e que fazem parte da cultura da funda\u00e7\u00e3o impactar\u00e3o diretamente na qualidade das atividades realizadas. O desafio \u00e9 saber como definir esses processos para atingir os melhores resultados. Neste artigo vamos apresentar sugest\u00f5es de como definir os processos de trabalho fazendo uma conex\u00e3o direta com os benef\u00edcios.<\/p>\n<p>Vamos direto ao ponto e tentar responder essa quest\u00e3o. Para uma boa defini\u00e7\u00e3o de processos precisamos que algumas quest\u00f5es estejam muito claras. S\u00e3o elas:<\/p>\n<ul>\n<li>Quais os papeis dos envolvidos no processo<\/li>\n<li>O que ser\u00e1 resolvido\/produzido<\/li>\n<li>Qual(is) a(s) ferramenta(s) ser\u00e1(\u00e3o) utilizada(s)<\/li>\n<li>Qual o produto final do processo e sua conex\u00e3o com outros processos<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Quais os papeis envolvidos no processo<\/strong><\/h3>\n<p>Nesta etapa ser\u00e3o definidos os papeis que interagem com o processo. Essa defini\u00e7\u00e3o vai listar os envolvidos no processo em quest\u00e3o e qual a sua participa\u00e7\u00e3o e responsabilidades no processo. Ao definir os papeis estamos listando as pessoas que v\u00e3o interagir com determinada situa\u00e7\u00e3o e as suas fun\u00e7\u00f5es. A defini\u00e7\u00e3o clara das pessoas e das responsabilidades evitar\u00e1 discuss\u00f5es desnecess\u00e1rias de buscas por culpados quando alguma situa\u00e7\u00e3o n\u00e3o sair dentro do esperado. Com essas defini\u00e7\u00f5es claras, estamos criando respons\u00e1veis pelas atividades e assim a equipe desenvolve um maior senso de compromisso com o trabalho realizado. \u00c9 muito importante que as pessoas se sintam importantes e valorizadas dentro dos processos e n\u00e3o apenas executem tarefas que elas n\u00e3o acreditam fazer sentido.<\/p>\n<h3><strong>Defini\u00e7\u00e3o clara do que ser\u00e1 resolvido<\/strong><\/h3>\n<p>Qual problema estou resolvendo? Essa pergunta precisa estar clara no momento de definir um processo de trabalho. A partir dessa resposta ser\u00e1 poss\u00edvel encontrar a melhor maneira de realiza\u00e7\u00e3o dessa atividade.<\/p>\n<p>Exemplo \u2013 processo de concilia\u00e7\u00e3o banc\u00e1ria<\/p>\n<p>Defini\u00e7\u00e3o: realizar a <a href=\"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/boas-praticas\/conciliacao-financeira\/\">concilia\u00e7\u00e3o banc\u00e1ria do projeto<\/a>, entre extrato banc\u00e1rio e Conveniar. \u00c9 necess\u00e1rio realizar esse procedimento porque se n\u00e3o realizado podemos criar diversos problemas, como saldos inconsistentes e informa\u00e7\u00f5es que poder\u00e3o faltar na presta\u00e7\u00e3o de contas.<\/p>\n<h3><strong>Qual(is) a(s) ferramenta(s) ser\u00e1(\u00e3o) utilizada(s)<\/strong><\/h3>\n<p>Nesse momento precisamos definir a ferramenta. Um processo pode ter uma defini\u00e7\u00e3o excelente, por\u00e9m \u00e9 necess\u00e1rio operacionalizar o que for definido. Para defini\u00e7\u00e3o do processo \u00e9 necess\u00e1rio avaliar as ferramentas definidas para a realidade atual da funda\u00e7\u00e3o de apoio.<\/p>\n<h2><strong>Qual o resultado final do processo e sua conex\u00e3o com outros processos<\/strong><\/h2>\n<p>Quais artefatos ser\u00e3o gerados ao final do processo que est\u00e1 sendo criado? Precisamos de maneira clara definir o que ser\u00e1 o resultado da execu\u00e7\u00e3o desse trabalho. O resultado final pode ser um produto, como por exemplo um relat\u00f3rio ou uma planilha.\u00a0 \u00c9 preciso que a equipe compreenda o que ser\u00e1 feita com o resultado do processo que foi realizado. Precisam tamb\u00e9m entender que o seu trabalho impactar\u00e1 diretamente no trabalho de outra equipe e uma boa defini\u00e7\u00e3o dos processos.<\/p>\n<h3><strong>E a conex\u00e3o com os benef\u00edcios?<\/strong><\/h3>\n<p>Processos bem definidos poder\u00e3o gerar \u00f3timos resultados. Processos mal definidos certamente v\u00e3o gerar p\u00e9ssimos resultados. Bem clich\u00ea n\u00e9? Por\u00e9m n\u00e3o poderia ser mais verdade a afirma\u00e7\u00e3o acima. Se os processos estiverem mal definidos o caos estar\u00e1 instaurado em sua funda\u00e7\u00e3o de apoio com toda a certeza. A defini\u00e7\u00e3o dos processos n\u00e3o vai garantir a solu\u00e7\u00e3o de todos os problemas, mas certamente indicar\u00e1 o caminho a seguir. Processos s\u00e3o vivos e devem estar sempre em constante evolu\u00e7\u00e3o e avalia\u00e7\u00e3o de todos os membros da equipe. E ent\u00e3o, quais os benef\u00edcios bons processos poder\u00e3o trazer para a sua funda\u00e7\u00e3o de apoio? Ser\u00e3o v\u00e1rios os benef\u00edcios nos resultados das funda\u00e7\u00f5es de apoio. Dentre alguns podemos destacar:<\/p>\n<ul>\n<li>Presta\u00e7\u00e3o de contas mais r\u00e1pidas e com menos esfor\u00e7o<\/li>\n<\/ul>\n<p>Imaginem a seguinte situa\u00e7\u00e3o:<\/p>\n<p>Um projeto foi gerido durante dois anos e teve o encerramento da vig\u00eancia ocorrido no \u00faltimo dia 30. Agora chegou o momento da presta\u00e7\u00e3o de contas do projeto e a equipe percebeu que \u00e9 necess\u00e1rio anexar ao processo todos relat\u00f3rios t\u00e9cnicos apresentados pelos bolsistas. N\u00e3o existia um processo definido para o pagamento de bolsas na Funda\u00e7\u00e3o definindo que este documento deveria ser arquivado de uma determinada maneira para facilitar a presta\u00e7\u00e3o de contas. Vejam bem, o documento chegou at\u00e9 a funda\u00e7\u00e3o, foi realizada a confer\u00eancia do mesmo e efetuado o pagamento. Por\u00e9m, n\u00e3o existia um processo padr\u00e3o para arquivar essa documenta\u00e7\u00e3o. E agora, o que fazer?<\/p>\n<p>A equipe da presta\u00e7\u00e3o de contas precisar\u00e1 realizar a busca por esses documentos, procurando por todas as fontes dispon\u00edveis, como arquivo, caixas de e-mail de analistas de projetos e financeiro, armazenamento em nuvem, dentre outros. Do mesmo modo, a aus\u00eancia de um processo bem definido levar\u00e1 a presta\u00e7\u00e3o de contas a se tornar um caos.<\/p>\n<p>Em outras palavras, possuir pequenos processos bem definidos, impactar\u00e3o no processo geral da funda\u00e7\u00e3o e trar\u00e1 benef\u00edcios para todas as equipes. Na situa\u00e7\u00e3o descrita acima a equipe poderia consultar apenas uma fonte se a funda\u00e7\u00e3o definir dessa forma e a equipe executar o processo conforme as recomenda\u00e7\u00f5es.<\/p>\n<ul>\n<li>Equipes seguras do que precisa ser feito<\/li>\n<\/ul>\n<p>O primeiro exemplo, foi pr\u00e1tico e diretamente ligado a uma tarefa que todas as funda\u00e7\u00f5es precisam exercer, que \u00e9 a presta\u00e7\u00e3o de contas dos projetos. Agora vamos citar a seguran\u00e7a que processos bem definidos d\u00e3o para as equipes de trabalho. Aqui vou comparar a um piloto e o seu plano de voo. J\u00e1 est\u00e1 tudo ali e ele, com a sua capacidade e experi\u00eancia vai conduzir aquele trabalho. A equipe e os seus membros conseguem trabalhar mais tranquilas, quando os processos est\u00e3o bem definidos e elas sabem o que precisam entregar. Em nossas milhares de horas de consultoria foi muito comum encontrar membros dos times que n\u00e3o sabiam relatar o que exatamente faziam e os processos que deveriam seguir.<\/p>\n<h2>Conclus\u00e3o<\/h2>\n<p>\u00c9 muito importante citar que, ao definir processos de trabalho, devemos sempre come\u00e7ar de pequenos processos, para em seguida definir os processos maiores. Al\u00e9m disso, \u00e9 importante citar que, para come\u00e7ar, \u00e9 importante definir os processos e coloc\u00e1-los em execu\u00e7\u00e3o o quanto antes. As necessidades do dia a dia v\u00e3o apontar mudan\u00e7as ou altera\u00e7\u00f5es dos processos e \u00e9 muito importante que os lideres estejam atentos a estas necessidades para auxiliar as equipes.<\/p>\n<p>Definir os processos vai impactar diretamente na qualidade dos trabalhos realizados pelas funda\u00e7\u00f5es de apoio e devem ser um ponto de muita aten\u00e7\u00e3o dos gestores. Quando a defini\u00e7\u00e3o de novos processos impactar\u00e1 em grandes altera\u00e7\u00f5es nas rotinas das pessoas ser\u00e1 normal acontecer alguns focos de resist\u00eancia a essas altera\u00e7\u00f5es. Por isso, o objetivo da mudan\u00e7a deve estar muito claro para que essas situa\u00e7\u00f5es sejam contornadas.<\/p>\n<p>Lembro, mais uma vez, que em nossas <a href=\"https:\/\/www.conveniar.com.br\/agende-com-um-especialista\/\">consultorias<\/a> de implanta\u00e7\u00e3o revisamos todo o processo de trabalho da funda\u00e7\u00e3o e procuramos adaptar a realizada da funda\u00e7\u00e3o para sempre atingir os melhores resultados. Gostaria de saber um pouco mais sobre como melhorar os processos da sua funda\u00e7\u00e3o de apoio? <a href=\"https:\/\/www.conveniar.com.br\/\">Estamos \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o<\/a> para ajudar no que for necess\u00e1rio.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Como definir processos? 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