{"id":1369,"date":"2021-11-18T09:46:10","date_gmt":"2021-11-18T12:46:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/?p=1369"},"modified":"2021-11-18T09:46:14","modified_gmt":"2021-11-18T12:46:14","slug":"gestao-eletronica-de-documentos-e-os-beneficios-para-as-fundacoes-de-apoio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/gestao-eletronica-de-documentos-e-os-beneficios-para-as-fundacoes-de-apoio\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos e os benef\u00edcios para as funda\u00e7\u00f5es de apoio"},"content":{"rendered":"

GED – Gest\u00e3o Eletr\u00f4nica de Documentos<\/strong><\/h1>\n

O GED \u00e9 uma tecnologia que atua na gest\u00e3o eletr\u00f4nica das informa\u00e7\u00f5es, mais precisamente no gerenciamento de documentos. Com ele \u00e9 poss\u00edvel que todos os colaboradores de uma funda\u00e7\u00e3o de apoio possam gerenciar todos os documentos gerados, acessando o sistema de forma segura atrav\u00e9s de um navegador e uma conex\u00e3o com a internet.<\/p>\n

Uns dos ativos mais importantes hoje dentro de uma funda\u00e7\u00e3o de apoio \u00e9 a informa\u00e7\u00e3o. Estas informa\u00e7\u00f5es, na maioria das vezes, s\u00e3o encontradas de diversas formas, como informa\u00e7\u00f5es armazenadas em um sistema, documentos f\u00edsicos, documentos digitais, imagens, etc.<\/p>\n

Uma ferramenta desta, implementada nos processos de uma funda\u00e7\u00e3o, pode trazer um ganho enorme em rela\u00e7\u00e3o a agilidade e acessibilidade.<\/p>\n

Armazenamento<\/strong><\/h3>\n

Neste ponto uma tecnologia de gest\u00e3o eletr\u00f4nica pode trazer ganhos significativos para uma funda\u00e7\u00e3o de poio. O armazenamento de documentos de forma digital em j\u00e1 representa uma melhora na gest\u00e3o dos documentos, visto que o armazenamento f\u00edsico requer cuidados referentes a seguran\u00e7a dos documentos e gest\u00e3o de espa\u00e7o.<\/p>\n

A gest\u00e3o de documentos f\u00edsicos se torna ainda mais complexa quando chegamos na quest\u00e3o do tempo que esses documentos devem ser armazenados. Sabemos que as funda\u00e7\u00f5es de apoio seguem algumas obriga\u00e7\u00f5es legais que devem ser cumpridas em rela\u00e7\u00e3o ao tempo de armazenamento de documentos fiscais e trabalhistas. Neste ponto uma ferramenta voltada para a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos cai como uma luva e sanaria um problema gigantesco uma vez que a gest\u00e3o de espa\u00e7o, seguran\u00e7a e tempo de armazenamento torna-se algo bem menos preocupante.<\/p>\n

Agilidade na localiza\u00e7\u00e3o e controle dos documentos<\/strong><\/h3>\n

Como j\u00e1 foi dito, uma ferramenta de GED proporciona maior controle e consequentemente maior rapidez na busca por informa\u00e7\u00f5es e documentos. Dentro deste conceito, existe uma organiza\u00e7\u00e3o e rastreabilidade das informa\u00e7\u00f5es e dos documentos, tornando a busca muito mais direta e pontual. Estes s\u00e3o pontos cruciais na busca por informa\u00e7\u00f5es que s\u00e3o necess\u00e1rias para uma tomada de decis\u00e3o.<\/p>\n

Quando se tem isso dentro dos seus processos de trabalho, a qualidade dos processos se torna algo percept\u00edvel e o impacto disso tudo \u00e9 uma melhor gest\u00e3o no dia a dia das funda\u00e7\u00f5es de apoio.<\/p>\n

Acessibilidade facilitando o trabalho remoto<\/strong><\/h3>\n

Este \u00e9 um dos principais benef\u00edcios que um GED pode proporcionar dentro de uma funda\u00e7\u00e3o de apoio. A disponibilidade de acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o por todas as partes interessadas de forma remota e segura.<\/p>\n

Em tempos de transforma\u00e7\u00e3o digital esse \u00e9 um dos benef\u00edcios mais importantes que uma tecnologia poderia causar. O fato de as informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o estarem mais centralizadas em ambientes f\u00edsicos, traz impactos positivos para os processos de uma funda\u00e7\u00e3o de apoio. Como foi dito no t\u00f3pico anterior a agilidade afeta positivamente as tomadas de decis\u00f5es, e acessibilidade gera agilidade.<\/p>\n

Melhorias no processo de presta\u00e7\u00e3o de contas e auditorias<\/strong><\/h3>\n

\u00c9 natural que voc\u00ea que trabalha diretamente com a gest\u00e3o de projetos em funda\u00e7\u00f5es de apoio<\/a> tenha associado tudo o que falamos at\u00e9 o momento com melhorias no processo de presta\u00e7\u00e3o de contas.<\/p>\n

No decorrer do per\u00edodo de vig\u00eancia de um projeto, a funda\u00e7\u00e3o de apoio poder contar com uma ferramenta para o registro e controle dos documentos que s\u00e3o gerados na gest\u00e3o destes projetos. Os respons\u00e1veis por analisar e enviar a presta\u00e7\u00e3o de contas ter\u00e3o mais direcionamento para buscar o que realmente precisam.<\/p>\n

Outro ponto muito importante em ter uma tecnologia que auxilie na organiza\u00e7\u00e3o e disponibiliza\u00e7\u00e3o de documentos s\u00e3o nos momentos em que uma funda\u00e7\u00e3o pode sofre alguma auditoria. Encontrar um documento que contenha uma informa\u00e7\u00e3o solicitada por um auditor se tornar\u00e1 algo muito mais simples.<\/p>\n

Seguran\u00e7a e disponibilidade <\/strong><\/h3>\n

Obviamente que n\u00e3o poder\u00edamos esquecer da seguran\u00e7a dessas informa\u00e7\u00f5es. \u00c9 muito importante verificar o n\u00edvel de seguran\u00e7a e disponibilidade que a ferramenta proporcionar\u00e1 para as informa\u00e7\u00f5es da funda\u00e7\u00e3o de apoio.<\/p>\n

Para que tudo isso funcione e n\u00e3o traga nenhum preju\u00edzo ou atrasos nos processos, estes s\u00e3o pontos muito relevantes a serem analisados. Os documentos devem estar dispon\u00edveis e seguros quando solicitados e vale lembrar que a rastreabilidade das informa\u00e7\u00f5es alteradas \u00e9 um algo importante para levar em considera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Diminui\u00e7\u00e3o de impress\u00e3o de documentos<\/strong><\/h3>\n

Bom, neste ponto voc\u00eas ir\u00e3o concordar comigo que a diminui\u00e7\u00e3o de impress\u00f5es acarreta n\u00e3o s\u00f3 na diminui\u00e7\u00e3o do n\u00edvel de trabalho como tamb\u00e9m na economia de recursos da funda\u00e7\u00e3o de apoio e contribui muito nas quest\u00f5es ambientais.<\/p>\n

Os processos de trabalho tornam-se mais \u00e1geis sem a necessidade de impress\u00f5es e arquivamentos f\u00edsicos, o n\u00famero de equipamentos como impressoras diminui consideravelmente e o gasto com o insumo principal que \u00e9 o papel \u00e9 quase inexistente.<\/p>\n

\u201cConveniar<\/a>, algum ponto de aten\u00e7\u00e3o em todo esse processo?\u201d<\/em><\/strong><\/p>\n

Pontos de aten\u00e7\u00e3o a serem analisados<\/strong><\/p>\n

O principal deles \u00e9 a consist\u00eancia dos documentos que est\u00e3o sendo armazenados. Este ponto faz parte da gest\u00e3o dos projetos, uma vez que os gestores dentro das funda\u00e7\u00f5es s\u00e3o os respons\u00e1veis por colher e gerenciar todas as informa\u00e7\u00f5es e documentos gerados no dia a dia.<\/p>\n

Com um controle e armazenamento mais ativo, garantir\u00e1 que tudo estar\u00e1 sendo disponibilizado na plataforma, reduzindo o risco de indisponibilidade de documentos e futuras buscas.<\/p>\n

\u201cGest\u00e3o de acessos, devo me preocupar?\u201d<\/em><\/strong><\/p>\n

Sim!<\/p>\n

Este \u00e9 outro ponto que requer uma extrema aten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A gest\u00e3o de acessos dos usu\u00e1rios da ferramenta deve ser acompanhada de perto pela funda\u00e7\u00e3o de apoio. \u00c9 nela que ser\u00e1 poss\u00edvel definir o n\u00edvel de acessos dos usu\u00e1rios e o controle de quais informa\u00e7\u00f5es ficar\u00e3o restritas ou abertas para consultas.<\/p>\n

Este \u00e9 um ponto que \u00e9 de total responsabilidade da funda\u00e7\u00e3o de apoio, que dever\u00e1 assumir os riscos na disponibiliza\u00e7\u00e3o dos acessos na ferramenta.<\/p>\n

Excelente!\u00a0<\/strong><\/p>\n

Para voc\u00ea que chegou at\u00e9 aqui, foi muito importante abordarmos este assunto e mostrarmos\u00a0a import\u00e2ncia da execu\u00e7\u00e3o de\u00a0boas pr\u00e1ticas<\/strong>\u00a0que auxiliam a funda\u00e7\u00e3o a atingir\u00a0seus objetivos.<\/p>\n

Como dito anteriormente,\u00a0este assunto \u00e9 muito importante e delicado. Obviamente que citamos aqui algumas boas pr\u00e1ticas que podem ser implementadas nos processos da funda\u00e7\u00e3o, e \u00e9 claro, que existem muitas outras que podem nascer sob demanda e que\u00a0possam integrar este manual.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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