{"id":422,"date":"2018-09-06T09:54:15","date_gmt":"2018-09-06T12:54:15","guid":{"rendered":"http:\/\/fundacaoemfoco.com.br\/?p=422"},"modified":"2020-05-13T09:22:19","modified_gmt":"2020-05-13T12:22:19","slug":"quanto-custa-suas-reunioes-improdutivas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.conveniar.com.br\/blog\/quanto-custa-suas-reunioes-improdutivas\/","title":{"rendered":"Quanto dinheiro voc\u00ea perde por dia com reuni\u00f5es improdutivas?"},"content":{"rendered":"

Agendar salas de reuni\u00e3o nas empresas virou sin\u00f4nimo de disputa e para tentar resolver a aparente escassez, as organiza\u00e7\u00f5es est\u00e3o fazendo obras e mais obras para disponibilizar novos caixotes repletos de cadeiras e ar condicionado. Mas seria essa a melhor solu\u00e7\u00e3o? N\u00e3o seria reduzir a quantidade de reuni\u00f5es uma op\u00e7\u00e3o?<\/p>\n

Para ajudar a refletir, coloque na ponta do l\u00e1pis quanto custa uma reuni\u00e3o. Al\u00e9m dos custos tang\u00edveis, as empresas levam menos em conta ainda a queda no engajamento e produtividade do funcion\u00e1rio sufocado por reuni\u00f5es sem prop\u00f3sito claro. Nossa energia \u00e9 drasticamente menor para tocar um projeto quando participamos constantemente de reuni\u00f5es improdutivas.<\/p>\n

Reclamamos diariamente da nossa falta de tempo. Mas ser\u00e1 que temos consci\u00eancia de como estamos investindo nossas horas? Se pararmos para analisar o que fazemos durante o dia vamos nos dar conta de que passamos a\u00a0maior parte\u00a0do dia em reuni\u00f5es.<\/p>\n

Voc\u00ea deve estar pensando que \u00e9 um\u00a0exagero,\u00a0mas at\u00e9 aquele cafezinho\u00a0r\u00e1pido no\u00a0meio da manh\u00e3 vira uma reuni\u00e3o de uma hora se a gente deixar. Um simples e-mail que muitas vezes envolve decis\u00f5es, tem\u00a0uma reuni\u00e3o\u00a0por tr\u00e1s. At\u00e9 mesmo numa rede social ou WhatsApp quando a gente entra numa discuss\u00e3o, estamos entrando em uma reuni\u00e3o e n\u00e3o nos damos conta.<\/p>\n

O problema de tantas reuni\u00f5es \u00e9 que dificilmente aquela conversa no caf\u00e9 tem um planejamento ou as pessoas\u00a0certas e\u00a0por isso, acaba virando um compl\u00f4 para falar das frustra\u00e7\u00f5es que n\u00e3o levam a lugar nenhum e alimentam a fofoca da r\u00e1dio pe\u00e3o.<\/p>\n

Essa mesma din\u00e2mica acontece nas salas de reuni\u00e3o onde as pessoas tamb\u00e9m n\u00e3o se planejam, tamb\u00e9m n\u00e3o convocam os participantes certos nem possuem o material necess\u00e1rio.<\/p>\n

Alguma dessas situa\u00e7\u00f5es te parece familiar? Parece que estamos falando de um mesmo assunto h\u00e1 um ano e as coisas n\u00e3o saem do lugar justamente por n\u00e3o nos darmos conta de que n\u00e3o nos preparamos para isso.\u00a0Mas ser\u00e1 que a culpa \u00e9 mesmo dessa coisa chata que \u00e9 uma reuni\u00e3o ou das pessoas que as fazem?<\/p>\n

A mesma \u00e1rea do c\u00e9rebro\u00a0respons\u00e1vel por\u00a0processar o planejamento processa\u00a0tamb\u00e9m a\u00a0tomada de decis\u00e3o. Da\u00ed vem a necessidade do ser humano de se organizar, fazer um planejamento que colabore para a tomada de decis\u00e3o.<\/p>\n

Caso ainda n\u00e3o tenha conseguido te convencer a analisar mais de perto a situa\u00e7\u00e3o, e se eu te dissesse\u00a0que\u00a0voc\u00ea pode efetivamente cortar custos da sua funda\u00e7\u00e3o evitando reuni\u00f5es desnecess\u00e1rias<\/b>? Em cargos de lideran\u00e7a a realidade \u00e9 assustadora. Os diretores chegam a passar 50% do tempo pulando de reuni\u00e3o para reuni\u00e3o, enquanto poderiam estar focados em busca de novos projetos ou demais atividades estrat\u00e9gicas.<\/p>\n

\"Reuni\u00f5es<\/a>

Blog Keep Learning<\/p><\/div>\n

Existem muitas metodologias que trazem mais produtividade \u00e0s reuni\u00f5es. Vamos tratar neste artigo da metodologia\u00a0<\/span><\/span>Kairos<\/span><\/span>, desenvolvida pela\u00a0<\/span><\/span>Simplesfica<\/span><\/span><\/a>, uma empresa comprometida com a otimiza\u00e7\u00e3o do nosso tempo.<\/span><\/span><\/p>\n

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  1. An\u00e1lise do Problema Errado<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

    Muitas pessoas se preparam para o motivo errado de uma reuni\u00e3o. Vamos imaginar uma empresa em crise porque est\u00e1 vendendo pouco. Dez pessoas sentam-se numa sala para rever o valor dos servi\u00e7os oferecidos, come\u00e7am a opinar sobre a margem at\u00e9 que depois de 15 minutos algu\u00e9m inteligentemente resolve perguntar se realmente os clientes pararam de comprar devido ao valor. Aparentemente os clientes est\u00e3o comprando bastante da concorr\u00eancia, onde o valor \u00e9 maior.<\/p>\n

    A partir\u00a0da\u00ed as\u00a0pessoas come\u00e7am a se lembrar do que pode estar acontecendo do outro lado, com o cliente, com o concorrente. Percebem ent\u00e3o que a concorr\u00eancia lan\u00e7ou um servi\u00e7o inovador e de repente, em meio a um mar de achismos, j\u00e1 n\u00e3o se sabe mais qual era o objetivo da reuni\u00e3o.<\/p>\n

    O objetivo se perde porque o prop\u00f3sito inicial da reuni\u00e3o fora definido erroneamente. Baixar o valor do servi\u00e7o n\u00e3o necessariamente seria o objetivo, uma vez que retomar a lideran\u00e7a do mercado abrange muito mais possibilidades de resolu\u00e7\u00e3o do real problema enfrentado.<\/p>\n

    Se tivermos consci\u00eancia do prop\u00f3sito certo antes mesmo de marcar a reuni\u00e3o, podemos fazer uma pesquisa de mercado, perguntar aos antigos clientes o porqu\u00ea eles pararam de comprar com voc\u00ea ou mesmo levantar com a equipe comercial as principais obje\u00e7\u00f5es dos clientes, se s\u00e3o referentes pre\u00e7o ou alguma inova\u00e7\u00e3o que sua funda\u00e7\u00e3o n\u00e3o tenha.<\/p>\n

    Focar no prop\u00f3sito da reuni\u00e3o e n\u00e3o no tema do invite, faz com que voc\u00ea comece a direcionar esfor\u00e7os para as a\u00e7\u00f5es corretas. In\u00fameras reuni\u00f5es deixariam de existem se tiv\u00e9ssemos foco no prop\u00f3sito certo. Pergunte-se primeiro: porque precisamos dessa reuni\u00e3o? Porque os clientes n\u00e3o est\u00e3o comprando? Quais seriam as melhores pessoas para discutir esse tema?<\/p>\n

    Quando pensamos em planejar algo vem sempre aquela primeira desculpa de que estamos ocupados demais para planejar algo. Voc\u00ea sempre pode escolher entre se justificar ou ir pelo caminho certo e otimizar seu tempo. Colocar na ponta do l\u00e1pis quanto custa uma reuni\u00e3o \u00e9 um incentivo ainda maior. Quantas empresas voc\u00ea conhece que j\u00e1 fizeram isso?<\/p>\n

    Falar em redu\u00e7\u00e3o de custos \u00e9 como falar de demiss\u00f5es, em fazer reuni\u00e3o para sair da crise. Mas se a funda\u00e7\u00e3o n\u00e3o sabe por exemplo quanto custa as reuni\u00f5es, ent\u00e3o ser\u00e1 que desligar colaboradores seria o melhor caminho? Vale salientar que para essa an\u00e1lise estou considerando um n\u00edvel satisfat\u00f3rio de rendimentos da sua equipe.<\/p>\n

    2.A escolha dos participantes<\/strong><\/p>\n

    O primeiro ponto que temos que observar \u00e9 a relev\u00e2ncia da pessoa para discutir sobre determinado assunto.<\/strong> Sabe quando participamos de alguma reuni\u00e3o que entramos mudos e sa\u00edmos calados? Muito provavelmente isso acontece porque n\u00e3o era necess\u00e1rio estar ali. Existe um v\u00edcio de chamar v\u00e1rias pessoas e n\u00e3o esquecer de chamar ningu\u00e9m. Na verdade, precisamos que as pessoas sejam mais desnecess\u00e1rias.<\/p>\n

    Se quisermos estar presentes em todas as decis\u00f5es, papos de caf\u00e9, projetos e r\u00e1dio pe\u00e3o, dificilmente vamos conseguir produzir o que precisamos, ficaremos esgotados em meio a tantas reuni\u00f5es. Por isso, sempre reflita o qu\u00e3o necess\u00e1rio \u00e9 determinada pessoa para aquela reuni\u00e3o, qu\u00e3o relevante seria a participa\u00e7\u00e3o dela.<\/p>\n

    Tenha cuidado tamb\u00e9m ao querer convocar por hierarquia.<\/strong> Gestores e diretores s\u00e3o constantemente chamados para assuntos que eles n\u00e3o precisam participar e que, muitas vezes, a pessoa que est\u00e1 no ch\u00e3o de f\u00e1brica no dia-a-dia entende mais sobre o que realmente \u00e9 preciso para a reuni\u00e3o. Convoque sempre por prop\u00f3sito e n\u00e3o por hierarquia. Qual resultado esperamos dessa reuni\u00e3o? Reflita e saber\u00e1 quais as pessoas certas devem estar presentes.<\/p>\n

    3.Checklist<\/strong><\/p>\n