Já falamos diversas vezes por aqui sobre a questão da transparência e das dificuldades em atender às legislações e órgãos de controle. Isso não é mais segredo para ninguém nas fundações de apoio.
Para quem já é cliente do Conveniar, o nosso Portal da Transparência já ajuda a cumprir a maioria dessas exigências. Entretanto, estas discussões não podem ficar limitadas apenas a um portal de transparência. Existem demandas que vão além do nosso portal e é sobre isso que quero conversar com vocês hoje.
Será que o site da sua fundação está adequado e auxiliando no atendimento às leis e exigências que estamos sujeitos?
Com base no que aprendi após anos de consultoria prestada às fundações e estudo sobre as legislações, vou compartilhar com vocês algumas práticas que podem ajudá-los.
O site da fundação
Em primeiro lugar, se você não tem uma pessoa ou uma equipe responsável pelo desenvolvimento ou manutenção do site da fundação, eu recomendo que faça isso o quanto antes. Mas, por quê?
É fundamental manter as informações do seu site sempre atualizadas e manter um processo de trabalho que favoreça isso. Não só as informações, mas o layout e recursos do seu site também.
Isso porque já estou assumindo que sua fundação possui um site institucional, não é?! É como chegar em uma entrevista de emprego e dizer que sabe trabalhar em equipe, é o mínimo que se espera =D. Além de ser um meio de contato com clientes, parceiros, funcionários, e ser uma poderosa ferramenta de aumentar o número de clientes, o site também pode te ajudar a atender muitas das exigências da lei e dos auditores, fortalecer a imagem da fundação e passar credibilidade aos seus stakeholders.
Para não ficarmos apenas na conversa, fiz aqui uma lista de coisas que você precisa se atentar na hora de pensar no site da sua fundação:
- Informações institucionais
Algumas coisas podem até parecer clichê, mas é importante que o site contenha informações básicas como:
- Quem é a fundação
- Qual ou quais instituições ela apoia
- Serviços prestados
- Estrutura Organizacional
- Estatuto
- Normas seguidas
- Canais de contatos
Seja objetivo, para que o texto não fique cansativo para quem busca alguma informação, principalmente nos tópicos “Quem somos”, “Serviços Prestados” e “Estrutura Organizacional”. Deixe os detalhes para o estatuto e para os documentos que contenham as normas adotadas pela fundação, procedimentos adotados e etc. Não esqueçam de falar sobre os procedimentos internos adotados para compras e gestão dos projetos, quando houver.
Ao compartilhar as informações de contato, não se restrinja a informações gerais como um formulário de “Fale Conosco” no site ou o telefone da recepção. É importante compartilhar todos os canais de comunicação, seja telefone ou e-mails, incluindo os setores que podem receber contatos específicos de seus clientes, fornecedores e parceiros.
- Relatórios de auditoras recebidas
Tanto na Lei 12.527/2011 quanto o Acórdão 1178/2018 do TCU falam sobre o acesso às informações dos relatórios das auditorias e avaliações de desempenho que se submetem, bem como os relatórios periódicos de gestão e de atividades. Não esqueçam que também é importante o acesso à íntegra das demonstrações contábeis dos anos anteriores.
- Documentos importantes (livres de senhas para o acesso)
Muitas das coisas que já falamos até aqui estão presentes em documentos em algum formato digital que, segundo as normas, devem estar livres de exigência de senha, cadastramento prévio ou requerimento.
- FAQ – Respostas às perguntas mais frequentes
Uma das coisas previstas tanto na Lei 12.527/2011 quanto o Acórdão 1178/2018 do TCU, que observamos em poucos sites das fundações que visitamos, é uma seção de respostas às perguntas mais frequentes da sociedade, o famoso FAQ.
Neste tópico do site da fundação, aborde perguntas e respostas que visem o esclarecimento das principais questões sobre o entendimento do que é a fundação e de como é o seu funcionamento. Coloque também questões que esclareçam os canais de relacionamento e comunicação com seus stakeholders.
- Ouvidoria ou Canal de denúncia
Na maioria das vezes, a fundação trabalha com recursos públicos e realiza processos licitatórios para aquisição de bens e serviços. Por isso, é importante manter um canal para que a sociedade ou alguma parte que se sinta lesada por eventual irregularidade e/ou desacordo nos processos executados, possa denunciar ou apontar estas situações para que sejam apuradas.
Para o funcionamento correto deste canal é fundamental manter um responsável por receber estas denúncias e ter procedimentos claros de apuração, além de informar estes procedimentos e prazos para que o denunciante acompanhe a situação.
- Acessibilidade
Outro ponto também muito ignorado pelas fundações é a acessibilidade do conteúdo para pessoas com deficiência.
Existem muitos plugins no mercado, que podem ser facilmente integrados aos sites mais modernos, que facilitam o cumprimento deste quesito. Lembrando, também, que este é um requisito legal a ser cumprido.
- Ferramenta de busca
É necessário que seu site contenha uma “ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão” (texto copiado na íntegra que aparece tanto na Lei 12.527/2011, quanto no Acórdão 1178/2018).
Não dá para falarmos em facilidade no acesso à informação sem uma ferramenta de busca hoje em dia, não é mesmo?
- Responsável por monitorar os canais de contato e atualizar as informações
Manter o site atualizado e atendendo às exigências legais e dos órgãos de controle não é uma tarefa fácil. Por isso, é importante manter alguém, uma pessoa ou um setor, responsável por monitorar os canais de contato e atualizar as informações do seu site.
Periodicamente a fundação passa por mudanças na sua estrutura organizacional ou no quadro corporativo, produz novos documentos e relatórios, e alguém vai precisar enviar estas informações para o site.
Visitando alguns sites, percebemos que muitos possuem uma página de notícias para manter seus parceiros bem informados das atividades mais importantes da fundação. Acontece que, se você se propor a ter uma página de notícias também precisa se preocupar em manter uma certa recorrência na publicação. Imagina você, ao visitar um site institucional, perceber que a última notícia postada é de 2012… Dá a sensação de que o site está abandonado e que as demais informações do site podem não ser confiáveis ou não estarem atualizadas.
- Portal da Transparência
Por último e não menos importante, vamos falar sobre o Portal da Transparência. Temos diversos artigos aqui no blog falando sobre o Portal da Transparência, com dicas importantes. Mas, neste artigo vou me restringir a falar apenas sobre a relação dele com o site.
Para quem já é cliente do Conveniar está um pouco mais fácil, pois na nossa ferramenta de Portal da Transparência já existem as principais informações sobre os projetos e suas execuções físico-financeiras.
Além das informações dos projetos, nossa ferramenta de Portal da Transparência permite anexar os relatórios de atividades e relatórios periódicos de gestão da fundação, bem como as normas e legislações seguidas. Acho que este recurso está muito subutilizado pelos clientes do Conveniar e ele poderia ajudar a cumprir algumas das exigências legais.
Tanto clientes, quanto não clientes do Conveniar precisam disponibilizar o link de acesso ao Portal da Transparência, em posição de destaque na tela inicial do site. A lei diz que é dever dos órgãos e entidades “promover, independente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso” as informações de interesse coletivo ou geral por elas produzidas.
Conclusão
Não se desespere se sua fundação estiver longe de atender todos estes pontos que listamos aqui. Esta é a realidade de muitas, conforme podemos ver neste gráfico baixo, divulgado pelo próprio TCU:
