A tarefa de gerir os projetos nas fundações de apoio não é uma atividade simples. Do início ao fim do trabalho diversos pontos precisam ser controlados, analisados e estruturados para o desenvolvimento dessa tarefa. Em todas as etapas é necessário organizar e planejar as atividades, para que a gestão seja eficiente e os erros sejam minimizados.
Uma boa forma de estruturar essa gestão e ter processos bem definidos é a criação de checklist de atividades. Bom, antes de tudo, vamos deixar claro o que é um checklist. Um checklist, ou lista de verificação, é uma listagem com diversas etapas que devem ser executadas em uma atividade ou processo e que não podem ser esquecidas. Ou ainda, quando as atividades precisam ser executadas em uma ordem pré-definida inicialmente.
Uma vez inserido este conceito, podemos focar nossa conversa de hoje no encerramento do projeto. Sabemos que podemos definir diversas boas práticas para as fases iniciais da gestão do projeto e alguns outros checklists para serem executados em outras fases desta gestão. Porém, é no encerramento do projeto que as falhas virão à tona e é fundamental realizar o conjunto de atividades que serão sugeridas adiante. Todas as atividades que foram realizadas sem a qualidade desejada vão refletir na etapa final da gestão do projeto. Pensando nessa questão, vamos discutir pontos para serem verificados nessa etapa, que vão propiciar um encerramento de projeto mais tranquilo e com mais qualidade.
Vamos juntos então conhecer essas atividades. Mãos à obra!
1 – Avisar o pesquisador da proximidade do encerramento do projeto
Parece até um pouco óbvio esse ponto, não é? Mas, ele pode evitar muitos problemas para o coordenador, se executado no momento adequado pela fundação de apoio. Sem essa informação, o coordenador poderá não realizar todas as compras ou gastos com os recursos do projeto e, consequentemente, ao final da vigência do projeto algum recurso poderá ficar indisponível para ser executado. É muito corriqueira essa situação, e, uma vez não gerida no momento adequado, poderá causar conflitos com o coordenador, o que não é uma boa situação para a fundação e tampouco para o coordenador. Devemos sempre pensar no coordenador como um cliente da fundação e precisamos criar uma boa relação com ele, a fim de garantir eficiência e satisfação no serviço prestado.
O primeiro aviso de proximidade do encerramento junto ao coordenador pode ocorrer em até seis meses antes do término do projeto. Algumas fundações parceiras do Conveniar iniciam esse processo com esse prazo, dando assim bastante tempo para que os coordenadores possam executar os recursos ainda disponíveis. Além disso, é importante lembrar das compras, onde os processos podem ser demorados, como, por exemplo, as importações. Este é um tipo de compra que não deve ser realizada próxima ao encerramento do projeto, pois existe alto risco de não haver tempo hábil para realizar todo o trâmite dentro da vigência do projeto.
Os avisos de proximidade de encerramento do projeto devem ser orientativos aos coordenadores. Devem conter informações importantes, como: saldo do projeto, data de encerramento e orientações para execução dos diversos tipos de despesas, além de possíveis condições para prorrogação e contatos do responsável pelo projeto na fundação, em caso de dúvidas.
A partir do envio do primeiro aviso de proximidade de encerramento, deve ser programado o envio dos próximos avisos junto aos coordenadores. É recomendado que a fundação estabeleça um padrão e uma periodicidade para o envio destes avisos, por exemplo, mensalmente. Além disso, deve haver o estabelecimento de diferentes canais de comunicação que garantam que a mensagem chegue até o coordenador.
O Conveniar possui uma ferramenta que comunica os coordenadores por e-mail do encerramento do seu projeto. Porém, se a fundação não receber nenhuma confirmação junto a eles, recomendamos que ainda utilizem outros canais de comunicação, como telefone e WhatsApp, para que tenham a garantia que o coordenador está ciente do encerramento do seu projeto.
É importante evidenciar que, projetos que são prorrogados e/ou aditivados junto às financiadoras apenas no seu prazo de execução, normalmente, trarão impactos financeiros negativos para a fundação, uma vez que precisará ainda alocar a sua estrutura para fazer a gestão deste projeto por mais tempo, mesmo sem receber novos recursos para essa gestão. Dessa forma, o ideal é o projeto encerrar em sua data prevista, evitando assim novos custos para a fundação de apoio que não estavam previstos inicialmente. Contudo, sabemos que podem existir diversas situações em que a prorrogação do projeto se faz necessária. Uma vez que a prorrogação do projeto foi a opção acordada com o pesquisador, deve-se iniciar os trâmites junto à financiadora e/ou instituição apoiada para que consigam realizá-la dentro dos prazos, regras e procedimentos burocráticos estabelecidos. Após a prorrogação é importante lembrar de atualizar as informações de gestão do projeto, como os novos prazos do aditivo do contrato e preparar a documentação do aditivo para a transparência.
2 – Avaliar se existe compra em andamento e entregas pendentes
Uma vez que o projeto se encontra em sua fase final é necessário fazer uma avaliação se existem processos de compra em andamento e em qual etapa ela se encontra. Dependendo do tipo da aquisição que está sendo realizada, os itens possuem prazos de carência que precisam ser respeitados, além de atrasos que podem ocorrer no processo. É necessário envolver o setor de compras nesse processo para que eles possam fornecer uma visão geral do andamento das compras do projeto que entrou em sua fase final, além de repassar essas informações para o coordenador.
Por parte do setor de compras, talvez será necessário acionar fornecedores para acelerar entregas ou acordos para encerramento dos processos de compras. Também pode haver necessidade de preparação das documentações dos processos de compras para a prestação de contas.
3 – Revisar a conciliação financeira e bancária
Esse ponto é fundamental! Começo já de cara com essa frase para não deixar dúvidas da importância dessa atividade. Produziremos um artigo apenas para debater o processo de conciliação, pois é uma tarefa fundamental da execução do projeto e garante muito a qualidade da execução financeira do mesmo. Se a conciliação foi executada durante o projeto de forma rotineira e constante, ótimo. Uma grande parte do trabalho possivelmente já foi realizada. Porém, fazer uma revisão da conciliação é muito importante nessa etapa, pois ainda estamos em uma fase que antecede a prestação de contas final. A prestação de contas torna-se muitas vezes um processo muito trabalhoso porque muitas atividades que deveriam ser executadas ao longo da gestão do projeto, são realizadas apenas após seu encerramento. Por isso, é fundamental realizar essa revisão nessa etapa, pois poupará tempo na prestação de contas e trará qualidade para a gestão do projeto.
4 – Avaliar se documentação está toda disponível para a prestação de contas
Novamente listamos uma atividade que, em vários momentos são realizadas apenas nas prestações de contas. Checar a documentação de forma prévia poupará grandes esforços da equipe no momento derradeiro da prestação de contas. Observem que, de uma forma ou outra, essa atividade será executada em algum momento. Fazer essa atividade de forma planejada e com antecedência trará previsibilidade e qualidade para a prestação de contas, uma vez que possíveis falhas já foram encontradas e os procedimentos necessários para a sua correção já foram acionados, nesse caso, com uma boa dose de antecedência.
Documentos que devem ser conferidos:
- Notas fiscais de pagamento.
- Recibos/notas de recebimento.
- Atesto em notas.
- Processos de compra (dependendo da financiadora).
- Recibos de pagamento de bolsa.
- Recibos de pagamento de diária.
- Recibos de pagamento de RPA.
- Extratos bancários da conta do projeto.
- Outros documentos da execução financeira que sejam pertinentes.
5 – Planejar a prestação de contas
Uma vez que as atividades que vão compor a prestação de contas já estarão bem adiantadas, já podemos iniciar o planejamento da prestação de contas. Fazer o envolvimentos das pessoas que trabalharão nessa etapa, ou, mesmo no caso em que o próprio analista do projeto que executará a prestação de contas. O objetivo é agendar esta atividade com os responsáveis, deixar as informações organizadas e disponíveis e, talvez, até adiantar o processo de sua elaboração, para que a prestação de contas não seja um sufoco, seja realizada com tranquilidade e cumprindo os prazos estabelecidos em contratos e/ou regras da financiadora.
Por fim, podemos concluir que é necessário e muito importante executar todas as atividades acima listadas, garantindo assim um encerramento de projeto efetivo e livre de falhas. Nesse contexto, o Conveniar é também uma ferramenta de auxílio neste momento. Além da gestão financeira de projetos, estabelecemos uma parceria para que a fundação se desenvolva de maneira organizada, segura e eficiente. Por isso, buscamos orientar e acompanhar todas as etapas da gestão do projeto para que a parceria traga sucesso para todos.
Quer saber como nossa ferramenta pode beneficiar neste e em diversos outros aspectos a sua Fundação de Apoio? Entre em contato conosco agora e tire suas dúvidas!
