A função de superintendente ou gerente geral em Fundações de Apoio é bastante desafiadora. É responsável por conduzir todo o trabalho operacional da fundação e ser o elo de ligação entre a equipe interna, os entes superiores da fundação (diretorias e conselhos), as instituições apoiadas (principalmente os clientes/pesquisadores e órgãos dirigentes e reguladores) e as financiadoras, além de atender demandas dos órgãos de controle, como Ministério Público, TCU, CGU e etc.
Diversos são os desafios enfrentados no dia a dia da gestão de uma fundação de apoio, principalmente no que tange à gestão dos projetos. Estes desafios abrangem, desde problemas com as entidades atendidas, até mesmo com a organização do próprio trabalho interno.
Para reverter esse cenário, implementar melhorias focadas nesta gestão é um passo essencial. Com o propósito de demonstrar como isto pode ser eficaz, entrevistamos o superintendente da FINATEC, Gustavo Abrantes Condeixa, que observou diversos benefícios em seu trabalho quando passou a utilizar um sistema para gestão dos projetos.
Na sequência, você compreenderá quais são os maiores desafios e que tipo de ferramenta pode ser implementada para facilitar o dia a dia dos gestores.
Fique por dentro dos maiores desafios das Fundações de Apoio
Segundo o superintendente da FINATEC, Gustavo Abrantes Condeixa, existem três grandes desafios na gestão dos projetos em Fundações de Apoio:
- “garantir a precisão de atuação nas demandas do pesquisador”
Neste sentido, o que se torna essencial é ter um relacionamento estreito com o pesquisador, conhecer suas necessidades, estabelecer um bom canal de comunicação e entendimento do projeto, para que, tanto a fundação, quanto o pesquisador, estejam alinhados para a execução precisa do projeto.
- “realizar o atendimento a tempo, dentro do escopo programado e do valor previsto”
As dimensões tempo, escopo e orçamento são pilares fundamentais na área de gestão de projetos. Para os projetos geridos pelas fundações de apoio, estas dimensões são muito impactadas pelo trabalho realizado pela equipe da fundação, além de a fundação ser muito impactada também caso ocorram atrasos, estouros de orçamento ou de escopo, pois, normalmente, o custo operacional para a gestão do projeto não muda, mesmo que haja mudanças nestas dimensões. Outro grande impacto que é percebido está ligado à credibilidade do trabalho da fundação e a geração de atritos com os coordenadores de projetos, principalmente porque estes não conseguem entender perfeitamente o papel e o trabalho realizado internamente pela fundação de apoio, subestimando sua complexidade e necessidade.
- “dar a devida atenção às condicionantes do financiador”
Estar atento a todos os aspectos legais, detalhes técnicos e operacionais determinados pelas financiadoras, IFES, ICTs e órgãos de controle na gestão e execução financeira do projeto, bem como orientar e acompanhar estas diretrizes na execução técnica realizada pelos coordenadores são essenciais para diminuir as glosas, refazimento de prestações de contas, diligências e auditorias para verificação nos projetos. Além disso, podem ocorrer problemas mais graves de impedimentos ou, até mesmo, problemas com o credenciamento da fundação.
No caso do entrevistado Gustavo Condeixa, um sistema de gestão, como o oferecido pela Conveniar, permitiu uma série de benefícios no trabalho desenvolvido pela sua fundação de apoio.
Ainda segundo o superintendente da FINATEC, “atualmente a maioria das fundações executam uma gestão de contrato. Nesse sentido, preocupam-se mais em respeitar, obedecer e controlar tudo o que está predeterminado no instrumento contratual firmado entre o apoiado e o financiador, viabilizando aquilo que está programado e respeitando o estabelecido nos planos de trabalho e nos limites legais estabelecidos”.
Assim sendo, para ele, o maior desafio no momento é “ir além dessas atividades e praticar uma verdadeira gestão de projetos”.
A implementação do software gerou um aumento considerável na capacidade de reunião de informações pelos gestores, viabilizou um maior controle sobre as tarefas que foram executadas e os valores aportados, além de ter instituído um cronograma de execução durante o processo de tomada de decisão – o que facilitou muito o planejamento das tarefas a serem desenvolvidas pelo pesquisador e pela equipe gestora.
Além disso, quanto ao desafio de praticar uma verdadeira gestão de projetos, ele afirma que tem tentado utilizar o software não só para controlar, mas também, e principalmente, para planejar e atuar de forma proativa, no sentido de se antecipar a necessidades e demandas do pesquisador e atender dentro do prazo que ele precisa, obedecendo os requisitos do financiador e dos órgãos de controle.
Fundações de Apoio que contam com ferramentas de gestão de projetos para lidar com todos esses problemas são mais eficientes do que aquelas que não utilizam sistemas de gestão de projetos.
Segundo o Gustavo, “uma fundação de apoio que não utiliza um sistema de gestão focado em projetos, despende um esforço muito maior no sentido de controlar o que ela está executando. Dependendo da sua escala de atuação, a ausência de um sistema eficaz pode até inviabilizar a gestão, na medida em que os pesquisadores aumentam suas demandas em termos de quantidade ou complexidade destes projetos”.
Considere gestão tradicional vs software para gestão dos projetos
Uma fundação de apoio que adota um software para gestão dos projetos adquire diversas vantagens em relação àquelas que utilizam processos manuais em planilhas.
De acordo com o Gustavo Condeixa, “a FINATEC já utilizava ferramentas manuais de gestão. Porém, desde que o Conveniar foi implantado, a fundação vem aperfeiçoando o seu uso continuamente, e os maiores benefícios encontrados são a disponibilidade da informação no momento em que se precisa e a segurança dela, bem como a possibilidade de rastreá-la. Isso garante um atendimento mais ágil às demandas dos órgãos de controle, permitindo dedicar menos tempo para a questão do controle e mais tempo para a análise e a aproximação com o pesquisador”.
Os sistemas de gestão implementados na FINATEC formam hoje uma rede que permite atender, de forma completa, vários órgãos de controle, trabalhistas e a Receita Federal, com os dados que eles precisam dentro do tempo necessário.
Por fim, o superintendente destaca que o sistema tem se mostrado muito eficaz dentro do que se propõe.
Conheça o Conveniar
O sistema Conveniar proporciona melhorias em áreas específicas e gerais dentro das Fundações de Apoio. Ele é capaz de trazer inovações de simples usabilidade e funcionalidades pertinentes, e garante a automatização dos processos da fundação, facilitando o atendimento às demandas da entidade apoiada e oferecendo indicadores para tomadas de decisão mais eficientes.
Assim, há maior segurança para que os processos da fundação sejam bem organizados e transparentes. Também é possível utilizá-lo para monitorar o andamento dos trabalhos na fundação, de modo a envolver o coordenador do projeto com os processos por meio do Portal do Coordenador. Isso viabiliza que a fundação possa gerir mais projetos, mesmo à distância, e permite a redução de custos com a otimização de processos.
Graças aos resultados positivos gerados pela implementação do Conveniar, as ações das fundações de apoio usuárias do sistema estão tendo mais visibilidade do seu trabalho, além do ganho de eficiência.
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